Lograr comunicarse eficazmente, evitando malentendidos, es bastante más fácil de lo que suele parecer. Para empezar, debemos revisar mensajes escritos. Son una forma fácil y rápida de comunicación que tiene muchas ventajas, porque lo que queda escrito es más fácil de recuperar, entre otras cosas. Sin embargo, pocas personas escriben a la misma velocidad que hablan o piensan. Esto implica un desfase que puede dar como resultado un mensaje diferente al que se quiere transmitir. Expresiones mal empleadas, modismos, faltas de ortografía, correctores automáticos, etc., pueden dar lugar a un mensaje erróneo. Evitar este error es tan sencillo como revisar el texto que se vaya a enviar antes de hacerlo, da igual que sea en un papel, en un email o en un mensaje de texto o SMS.
Otro consejo importante al momento de comunicarnos es cuando tenemos que transmitir una mala noticia. A muchas personas les incomoda dar malas noticias y, para evitar el mal trago, usan el e-mail o, peor aún, mandan whatsapp. Estos canales no suavizan los mensajes y dan lugar a malentendidos. Además, se pierde todo el poder que tiene el lenguaje corporal y no ofrecen una vía para dar salida a las emociones más intensas. Por lo tanto, cuando tengamos que dar malas noticias o hablar de temas delicados, nunca debemos usar la comunicación escrita, sino directamente hablar con la otra persona. Mantener una charla o diálogo nos permitie utilizar las señales del otro para saber si el mensaje está claro y aclarar cualquier duda.
También, es importante NO evitar conversaciones difíciles o poco placenteras. Las conversaciones difíciles no son agradables, pero cuando hay un problema que necesita solución, la única forma de lograrlo es enfrentándolo, y hacerlo cuanto antes es lo mejor. Dejar pasar el tiempo es lo peor que uno puede hacer. Esquivar y vitar una conversación difícil es un manera de lograr que el problema se agudice, se haga más pesado y profundo para encarar. Los problemas no se arreglan solos y, si no lo solucionamos, dejamos el asunto libre de caer en las manos menos adecuadas.
Presuponer es otro error que muchos cometemos al momento de comunicarnos con la otra persona. Nos confiamos en que el mensaje se entendió. Cuando enviamos un mensaje debemos asegurarnos de que el receptor no sólo lo ha recibido, sino que también lo ha comprendido. Esto ayuda a que seamos cada vez más eficaces en nuestra forma de comunicarnos con cada persona y poder obtener buenos resultados. Para comprobar que el mensaje ha sido entendido correctamente, es importante usar preguntas abiertas que comienzan con “Cómo”, “Por qué” o “Qué”. Estas preguntas estimulan la reflexión y estimulan la comunicación.
Hay que ser asertivos. La asertividad es la capacidad de decir las cosas como son y como se sienten sin herir a los demás. Muchas veces, por evitar un posible conflicto, no comunicamos nuestras necesidades, o nos apuramos tanto que, cuando lo decimos, perdemos las formas. Para evitar este error hay que aprender a desarrollar la habilidad de la asertividad. Hay que acostumbrarse a decir las cosas bien, ser directos, frontales, defender nuestros deseos y derechos pero, SIN ofender.
Evitar siempre responder con una reacción emocional. En situación de tensión y frustración es fácil reaccionar emocionalmente ante un problema o una pregunta, en vez de responder con calma. Muchas personas creen que esto está justificado, pero lo cierto es que no lo está. Este tipo de reacciones emocionales pueden lastimar nuestra reputación, molestar a las personas y dar la impresión de que nos falta autocontrol. Debemos buscar siempre la manera de mantener la calma antes de contestar y actuar. Si sentimos que estamos tensos o a punto de explotar, primero necesitamos calmarnos, respirar profundo, esperar un lapso de tiempo. Si contestamos de forma agresiva o emocionalmente lo único que obtenemos es complicar mucho la comunicación con los demás.